📋 Arbetsschema – Drömstort
🕒 08:00 – 17:00 (1 timmes lunch) · Måndag–Fredag
⏱️ 40 timmar/vecka
Måndag – Strategisk planering & EU-bidragsansökningar
| Tid | Uppgift |
|---|---|
| 08:00 – 09:00 | Morgonförberedelser och prioritering – Gå igenom e-post, uppdatera ärendehanteringsverktyg (t.ex. Tavla/Kanban) och bekräfta alla deadlines för EU-bidrag denna vecka. |
| 09:00 – 10:30 | EU-bidrag (forskning och planering) – Sök efter nya utlysningar på EU:s Funding & Tenders Portal; sålla bland de som matchar Drömstorts verksamhetsidé. |
| 10:30 – 10:45 | ☕ Paus |
| 10:45 – 12:30 | EU-bidrag (skrivande) – Påbörja eller revidera utkast till bidragsansökningar. Större EU-samarbetsprojekt kräver ofta 20 veckors eller längre förberedelse – därför krävs kontinuerligt arbete. |
| 12:30 – 13:30 | 🍴 Lunch |
| 13:30 – 15:00 | EU-bidrag (partnersamordning) – Kontakta potentiella projektpartners, samordna rollfördelning och diskutera immateriella rättigheter. |
| 15:00 – 15:15 | ☕ Paus |
| 15:15 – 17:00 | Uppföljning och dokumentation – Uppdatera spårningsdokumentet för EU-ansökningar, sammanställ feedback från tidigare inlämnade ansökningar och planera nästa dags arbete. |
Tisdag – Företagskontakter (svenska bolag)
| Tid | Uppgift |
|---|---|
| 08:00 – 09:00 | E-post och förberedelser – Gå igenom e-post, uppdatera företagskontaktdatabasen och förbered utskicksmaterial. |
| 09:00 – 10:30 | Företagsresearch och gallring – Undersök svenska företag som kan vara relevanta för Drömstorts uppdrag (psykisk hälsa, ungdomsstöd, vintervälmående). |
| 10:30 – 10:45 | ☕ Paus |
| 10:45 – 12:30 | Företagskontakter (telefon/e-post) – Ta kontakt med svenska bolag och presentera Drömstorts verksamhet och behov av stöd. Svenskt näringsliv värdesätter kärnfull och tydlig kommunikation. |
| 12:30 – 13:30 | 🍴 Lunch |
| 13:30 – 15:00 | Företagskontakter (uppföljning och relationer) – Följ upp tidigare kontaktade företag, boka in möten eller demonstrationer och skicka tack-mejl. |
| 15:00 – 15:15 | ☕ Paus |
| 15:15 – 17:00 | Sammanställning och rapportering – Dokumentera dagens kontakter, uppdatera CRM-systemet och förbered kontaktlista för nästa dag. |
Onsdag – Sponsringsarbete (inför Pre‑event)
| Tid | Uppgift |
|---|---|
| 08:00 – 09:00 | E-post och förberedelser – Gå igenom e-post, uppdatera sponsringsspårningsbladet och gå igenom utkast till sponsorpaket. |
| 09:00 – 10:30 | Utveckling av sponsringspaket – Ta fram eller förfina sponsringsnivåer (guld, silver, brons) med tydliga förmåner (logotypsynlighet, talartillfällen, montrar, exponering i sociala medier mm). |
| 10:30 – 10:45 | ☕ Paus |
| 10:45 – 12:30 | Skräddarsydda sponsringspropositioner – Anpassa propositioner till olika potentiella sponsorer och lyft fram Pre‑events unika värde – Sveriges största vinterfestival för ungas psykiska hälsa. |
| 12:30 – 13:30 | 🍴 Lunch |
| 13:30 – 15:00 | Sponsorringskontakter och förhandlingar – Kontakta potentiella sponsorer, skicka propositioner och boka in möten. Sponsringsarbete bör normalt påbörjas 6–9 månader före evenemanget. |
| 15:00 – 15:15 | ☕ Paus |
| 15:15 – 17:00 | Lokal- och logistiksamordning – Kontakta de fyra arenorna i Globenområdet gällande uthyrning, tillgängliga datum och priser; samordna även höjdpunkten inne i Globen (Avicii Arena). |
Torsdag – Ansökningsskrivande & sponsringsuppföljning
| Tid | Uppgift |
|---|---|
| 08:00 – 09:00 | E-post och förberedelser – Gå igenom e-post, sammanställ återkoppling från sponsorer och uppdatera prioriteringslistan. |
| 09:00 – 10:30 | EU-bidrag (intensivt skrivande) – Fokusera på att skriva eller revidera en av de viktigaste EU-ansökningarna, med säkerställd överensstämmelse med utlysningskraven. |
| 10:30 – 10:45 | ☕ Paus |
| 10:45 – 12:30 | EU-bidrag (granskning och redigering) – Gå igenom ansökans logik, innovationshöjd och genomförbarhet; finslipa texten. |
| 12:30 – 13:30 | 🍴 Lunch |
| 13:30 – 15:00 | Sponsringsuppföljning – Följ upp redan kontaktade sponsorer, besvara frågor och uppdatera sponsringsstatus. Sponsringsbeslut tar ofta tid – tålamod krävs. |
| 15:00 – 15:15 | ☕ Paus |
| 15:15 – 17:00 | Evenemangsstöd – Samordna med evenemangsteamet kring hur sponsorförmåner ska realiseras; uppdatera Pre‑events program- och utställningsplanering. |
Fredag – Sammanfattning, rapportering & planering inför nästa vecka
| Tid | Uppgift |
|---|---|
| 08:00 – 09:00 | E-post och förberedelser – Gå igenom e-post, hantera eventuella akuta ärenden och sammanställ veckans resultat. |
| 09:00 – 10:30 | EU-bidrag (statusgenomgång) – Gå igenom status för alla aktiva EU-ansökningar, uppdatera deadline‑kalendern (exempelvis ERC Consolidator Grants med deadline 13 januari 2026). |
| 10:30 – 10:45 | ☕ Paus |
| 10:45 – 12:30 | Sammanfattning företagskontakter & sponsring – Sammanställ veckans företagskontakter och sponsringsresultat; analysera omvandlingsgrad och eventuella flaskhalsar. |
| 12:30 – 13:30 | 🍴 Lunch |
| 13:30 – 15:00 | Rapportskrivning – Skriv veckans lägesrapport (status för bidragsansökningar, antal företagskontakter, tecknade sponsorer) och överlämna till ledningen. |
| 15:00 – 15:15 | ☕ Paus |
| 15:15 – 17:00 | Planering inför nästa vecka – Ta fram nästa veckas arbetsplan med tydliga mål för EU-ansökningar, företagskontakter och sponsring; uppdatera ärendehanteringsverktyget. |
📅 Årlig tidslinje – viktiga milstolpar
| Tidpunkt | Relevant uppgift |
|---|---|
| Året runt | Löpande bevakning av nya utlysningar på EU:s Funding & Tenders Portal. |
| 9–12 månader före evenemanget | Optimalt fönster för att påbörja sponsringskontakter. |
| 6–9 månader före evenemanget | Sponsringsarbete är fortfarande fullt möjligt. |
| 3 månader före evenemanget | Färdigställ sponsringsplaner, ta fram material och påbörja aktiv utskick. |
| 2 månader före evenemanget | Påbörja signering av sponsorer och kickstarta marknadsföringen. |
| 1 månad före evenemanget | Slutför alla sponsorförmåner och logistik. |
| 3–6 januari | Pre‑event äger rum. |